Assistant Formation H/F - Service Public

L'Assistant(e) de formation au sein du service Formation continue et Développement Professionnel Continu (DPC) est sous la Direction des Ressources Humaines et la Direction des Affaires Médicales. Sa mission consiste à participer à la mise en oeuvre de la politique de formation continue pour le personnel médical et non médical du centre hospitalier de Saint-Nazaire et de l'Hôpital Intercommunal de la Presqu'île Guérande - Le Croisic.

Sous la responsabilité du Responsable de la formation continue et DPC, le service de formation continue est composé de 3 assistant(e)s.

2 postes à pourvoir

Activités principales
-Utilisation quotidienne du logiciel de gestion et de suivi des formations Gesform
-Accueil physique et téléphonique et information du personnel médical et non médical, de l'encadrement, des formateurs, des organismes de formation et des établissements extérieurs
-Suivi pédagogique en cours d'année: contacts fréquents avec les organismes, les formateurs, les agents formés, l'encadrement
-Contacts avec les organismes de formation pour déterminer les conditions financières et pédagogiques de la mise en place de certaines formations, en lien avec le responsable formation continue
-Formalités d'inscriptions auprès des organismes de formation
-Contacts avec les organismes et les formateurs internes retenus afin d'établir le calendrier, obtenir des précisions concernant les intervenants et leurs exigences dans le cadre de leurs interventions
-Rédaction et suivi de conventions avec des établissements extérieurs
-Réception des conventions et mise à la signature après vérification attentive des termes pédagogiques et financiers, en lien avec le responsable formation continue
-Gestion des salles et du matériel pédagogique (recherche des salles disponibles pour l'animation des formations, du matériel nécessaire à l'animation, des fournitures, suivi de la planification, ouverture et fermeture des salles avec préparation
-Accueil des formateurs internes ou des organismes de formation au sein du service formation lors la dispensation des formations
-Rédaction des fiches de présentation des actions de formation et diffusion auprès de l'encadrement
-Information à l'encadrement concernant leurs éventuelles interrogations sur la mise en place des formations
-Gestion et suivi des inscriptions individuelles et collectives
-Rédaction des autorisations de stage à destination des agents formés avant tout départ en formation
-Suivi du présentiel avec listes d'émargement à adresser aux organismes
-Règlement des factures et suivi des échéanciers
-Saisie des états de frais de déplacement, d'hébergement et de traitement sous Gesform
-Suivi financier des actions de formation (facturation ANFH, remboursements aux agents)
-Suivi des dépenses en cours d'année avec suivi des fluctuations et clôture des dossiers en fin d'exercice
-Gestion des remboursements et titres de recettes auprès des établissements ou stagiaires extérieurs
-Gestion administrative des dispositifs individuels (Préparation aux concours, études promotionnelles, formations diplômantes : masters, DU/DIU, bilan de compétences, congé de formation professionnelle, validation des acquis de l'expérience...)
-Statistiques diverses sur le plan de formation en cours et réalisé
-Participation à la préparation des Commissions de formation

-Concernant les formations médicales, transmission trimestrielle, à la direction des affaires médicales, des dates de formations suivies par les médecins

Exigence du poste

Diplôme de niveau 5 (Bac +2) en Ressources Humaines

Compétences requises (savoir-faire requis)

-Sens de l'organisation, rigueur et méthode

-Sens de l'accueil

-Capacité d'adaptation

-Autonomie

-Discrétion/confidentialité

-Qualités d'analyse et de synthèse, qualités rédactionnelles

-Compétences relationnelles avec adaptation au public (encadrement médical et non médical, agents médicaux et non médicaux, anfh, organismes de formation extérieurs)

-Aptitude au travail d'équipe

Connaissances associées

-Utilisation courante des outils bureautiques Pack office, messagerie, Outlook

-Connaissance du progiciel de formation GESFORM

-Capacités à développer des outils de suivis: tableaux de bord, recueil d'informations, présentations de documents, requêtes.

• Logiciels de gestion d’entreprise
• Outlook
• Travail en équipe
• Accueil de la clientèle
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Pack Office
• Facturation
• Formation du personnel
• Sens de l’organisation
• Capacité d’adaptation