Assistant Secrétariat du Maire et du Dgs H/F - France Travail

Au sein du secrétariat mutualisé du Cabinet du Maire et de la Direction Générale, placé sous l'autorité du Directeur Général des Services (DGS) et en collaboration avec la Directrice de Cabinet, vous assurez, en binôme, des missions d'assistance administrative et de coordination afin de garantir la continuité du service.

MISSIONS

- Gestion des agendas : prise de rendez-vous et organisation des réunions pour les élus et le DGS, tenue des agendas des manifestations et des représentations des élus, suivi du protocole des cérémonies.
- Suivi des rendez-vous et des réunions : préparation des dossiers nécessaires aux rendez-vous et aux réunions du Maire et du DGS, diffusion des invitations et des comptes rendus, gestion des pouvoirs du Conseil Municipal.
- Traitement du courrier : réception du courrier entrant, ouverture, enregistrement, diffusion et suivi, gestion du courrier sortant, contrôle des parapheurs, suivi des circuits de validation et de signature du Maire et des Adjoints, rédaction et mise en forme de courriers.
- Effectuer l'accueil physique et téléphonique du Maire, des élus, et du DGS, dans le respect de la démarche « accueil qualité » de la Collectivité, ainsi que l'accueil du Conciliateur de justice.
- Réaliser le classement et l'archivage des dossiers, y compris en version numérique.
- Travailler en binôme avec l'assistante du DGS, en garantissant la continuité du service et la coordination des activités.

PROFIL

- Formation de base en secrétariat avec de bonnes qualités rédactionnelles, maîtrise des règles d'orthographe, de syntaxe, et de grammaire,
- Connaissance du fonctionnement d'une Collectivité et du rôle des élus,
- Bureautique : word, excel, messagerie, internet, logiciels métiers,
- Aptitudes relationnelles, capacités à travail en équipe et en binôme,
- Discrétion professionnelle et confidentialité, disponibilité,
- Sens de l'organisation, autonomie dans l'organisation du travail, prise d'initiatives, capacité d'adaptation, rigueur, sens des priorités.

Experience: 2 An(s) - en collectivités

Compétences: Gérer les relations avec les actionnaires

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.

• Gestion de l'emploi du temps
• Gestion des rendez-vous
• Traitement du courrier