Assistant de la Direction Générale Adjointe des Services - Mairie de la Baule Escoublac H/F - Communes

CADRE D'EMPLOIS : ADJOINT ADMINISTRATIF

INTITULE DU POSTE (EMPLOI) : ASSISTANT(E) DE LA DIRECTION GENERALE ADJOINTE DES SERVICES

MISSION : SECRETARIAT DE LA DGA SERVICES DE PROXIMITE, GESTION ADMINISTRATIVE DES MARCHES PUBLICS

SERVICE : DIRECTION GENERALE

TEMPS DE TRAVAIL : 100 % - POSSIBILITE DE TEMPS PARTIEL ET DE TELETRAVAIL

Assurer une fonction d'assistant(e) auprès de la DGA Services de Proximité :
- Accueil téléphonique et physique, gestion des agendas avec prise de rendez-vous
- Préparation des dossiers pour les réunions et rendez-vous, rédaction de courriers et documents et documents divers pour la DGA, relecture des parapheurs transmis pour visa au DGS, gestion des parapheurs destinés aux élus, etc.
- Organisation des déplacements de la DGA
- Veille juridique, suivi du traitement, classement et archivage des courriers et courriels, création et gestion des espaces collaboratifs sur le portail intranet, organisation et classement des dossier de la DGA

Gestion administrative de la Direction Générale :
- Préparation des dossiers pour les réunions et rendez-vous
- Organisation de la commission des finances proximité : envoi des réunions sur agenda, envoi des dossiers numérisés avant la réunion, préparation des dossiers « papier » pour la réunion, feuille de présence, liste d'émargement, diffusion des comptes-rendus

Assure le remplacement de l'assistante du DGS (en cas d'absence)

SAVOIRS :
- Connaissances des logiciels Word, Excel, E-Courrier et Intranet
- Maîtriser l'organisation de la collectivité, de ses services
- Connaître les procédures administratives

SAVOIR-FAIRE :
- Qualités rédactionnelles et très bonne connaissance de l'orthographe

SAVOIR-ETRE :
- Discrétion et sens des responsabilités
- Communication et pédagogie, force de propositions
- Rigueur, organisation et autonomie

• Gestion de l'emploi du temps
• Classement des dossiers
• Gestion des rendez-vous
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Rédaction de courriers